Mit Dateien arbeiten

Mit den Bausteinen der Gruppe Dateien verarbeitet kalyptiq Dateien auf deinem Rechner oder in einem Netzwerkordner: Rechnungen lesen, Ergebnisse als CSV speichern, Dokumente in Ordner sortieren.

Die Bausteine

Baustein	Was er tut
Datei lesen	Liest Text-, Markdown-, CSV-, JSON-, Word-, PDF- oder Excel-Dateien. Ausgänge Gelesen und Nicht lesbar.
Datei schreiben	Speichert Ergebnisse als Text-, JSON- oder CSV-Datei.
Dateien im Ordner	Liefert die passenden Dateien eines Ordners als Liste, etwa für Für jedes. Ausgänge Dateien gefunden und Keine Dateien.
Datei verwalten	Verschiebt, kopiert, benennt um oder löscht. Gelöschte Dateien landen im Papierkorb.

Dazu kommt der Auslöser Ordner überwachen, der einen Workflow für jede neue Datei in einem Ordner startet. Siehe Automatisch starten.

Pfade angeben

Neben jedem Pfadfeld steht Durchsuchen …. Damit wählst du Datei oder Ordner bequem aus.

Wenn du einen Pfad eintippst, muss er vollständig sein:

mit Laufwerk, zum Beispiel C:\Rechnungen\Eingang\rechnung.pdf
oder als Netzwerkpfad, zum Beispiel \\server\freigabe\Rechnungen

Nicht erlaubt sind relative Pfade wie Rechnungen\x.pdf, Platzhalter wie * im Pfad und Variablen wie %USERPROFILE%. Ein ungültiger Pfad wird schon im Editor am Feld gemeldet.

Pfade dürfen Daten enthalten, etwa C:\Ergebnisse\{{vorher.name}}.txt. Dann prüft kalyptiq den Pfad erst beim Lauf.

Muster in Dateien im Ordner und Ordner überwachen trennst du mit Semikolon, zum Beispiel *.pdf;*.docx. Versteckte und temporäre Dateien (etwa ~$… von Word oder *.tmp) werden übergangen.

Was beim Lesen herauskommt

Text, Markdown, Word, PDF: der Text. Bei PDFs steht jede Seite unter einer Überschrift „Seite n“.
CSV und Excel: die Zeilen als Liste. Mit Erste Zeile enthält Spaltennamen werden die Spalten zu Feldern, bei Excel wählst du das Tabellenblatt.
JSON: die Daten mit ihrer Struktur.

Kann eine Datei nicht gelesen werden, etwa eine eingescannte PDF ohne Text, geht der Lauf am Ausgang Nicht lesbar weiter. So kannst du solche Dateien zum Beispiel in einen eigenen Ordner verschieben, statt den ganzen Lauf scheitern zu lassen.

Beim Schreiben

Unter Wenn die Datei schon existiert legst du fest, ob überschrieben, angehängt, ein neuer Name gewählt („Bericht (2).csv“) oder abgebrochen wird. Fehlende Ordner legt kalyptiq selbst an. Ist die Datei gerade in einem anderen Programm geöffnet, zum Beispiel in Excel, meldet der Schritt das verständlich.

Freigabe von Schritten

Schritte, die auf Dateien zugreifen, Code ausführen oder Daten über das Netz senden, brauchen eine Freigabe, wenn sie aus einer fremden Workflow-Datei stammen.

Was du selbst im Editor baust und speicherst, ist automatisch freigegeben.
Importierst du einen Workflow, steht über der Fläche Noch nicht freigegeben. Mit Schritte ansehen prüfst du die betroffenen Schritte nacheinander, mit Freigeben erlaubst du sie.
Bis zur Freigabe läuft der Workflow nicht, auch nicht über Auslöser.

Ein Beispiel: Rechnungen aus einem Ordner prüfen

Die Vorlage Rechnungen aus einem Ordner prüfen zeigt das Zusammenspiel:

Ordner überwachen startet für jede neue Rechnung im Ordner Eingang.
Datei lesen liest sie. Ist sie nicht lesbar, wandert sie nach Nicht lesbar.
Der Prüfer prüft Pflichtangaben und Summen.
Datei schreiben legt das Ergebnis in Ergebnisse.
Datei verwalten verschiebt die Rechnung ins Archiv.

Du legst sie unter Workflows › Aus Vorlage an und wählst dabei den Ordner. Danach stellst du den Workflow auf Aktiv.